RK ONLINE - Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip (Perpusda) Kepahiang, Muktar Yatib, S.Pd mengungkapkan, sejauh ini penataan arsip di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang dia pimpin belum sepenuhnya maksimal. Muktar menyampaikan, semakin besar struktur, tugas, dan fungsi perangkat daerah atau unit kerja maka semakin tinggi tingkat pertumbuhan arsip yang tercipta.
Tingkat pertumbuhan arsip yang tinggi, harus diimbangi dengan penerapan sistem pengelolaan arsip yang sistematis hingga sesuai dengan kaidah kearsipan. Dimana pengelolaannya dilakukan mulai dari penciptaan arsip, penggunaan sampai pada pemeliharaan dengan penyusutan arsip. "Volume pertumbuhan arsip yang tinggi akan membutuhkan ruang penyimpanan arsip yang luas, sarana pengendalian maupun sarana penyimpanan. Begitu pun SDM pengelola arsip juga lebih banyak, serta biaya pengelolaan arsip yang besar," kata Muktar.
Dilanjut Muktar, dalam rangka mewujudkan efisiensi dan efektivitas dalam manajemen kearsipan maka setiap pencipta arsip wajib melaksanakan program penyusutan yang merupakan tahapan terakhir dalam daur hidup arsip, setelah penciptaan, penggunaan serta pemeliharaan sebagaimana diamanatkan dalam UU No 43/2009 tentang kearsipan.
BACA JUGA:Hmm! 63 BUMDes Belum Berbadan Hukum
"Di dalam rangka melaksanakan penyusutan arsip itu, maka harus ada regulasi yang tepat sesuai peraturan perundang-undangan. Pemkab wajib menyusun JRA atau jadwal retensi arsip sebagai pedoman. Regulasinya peraturan daerah sudah dirancang. Dengan JRA, maka penciptaan arsip dapat melaksanakan program penyusutan secara sistematis, rutin, mudah, dan lancar. Untuk regulasi ini sudah kita usulkan pada Promperda 2023 mendatang," sampai Muktar.
Ia menambahkan, dalam JRA telah ditentukan arsip apa, disimpan berapa lama, dan setelah masa simpan habis maka dimusnahkan atau diserahkan sebagai arsip statis. Sehingga kegunaan JRA adalah sebagai alat untuk mengatur arsip berapa lama suatu arsip harus disimpan, dan kapan harus dimusnahkan atau diserahkan. "Jadwal Retensi Arsip memiliki kekuatan hukum yang tetap karena disusun dalam bentuk produk hukum," tutup Muktar.