Radarkepahiang.id - Pesatnya pembangunan juga menyebabkan volume arsip semakin banyak. Oleh karena itu, Perpusda Kepahiang menilainya harus diimbagi dengan pengelolaan arsip yang sistematis dan praktis untuk mendukung kelancaran penemuan arsip dengan mudah dan cepat.
Untuk itu, Dinas Perpusrda Kepahiang mengajak organisasi perangkat daerah untuk besinergi dengan merancang pengelolaan arsip secara digital.
"Sebenarnya untuk melakukan efisiensi ruang penyimpanan arsip dan kemudahan dalam menemukan arsip, perlu dilaksanakan penyusutan arsip. Akan tetapi kita perlu dulu regulasi jadwal retensi arsip sebagai pedoman penyimpanan dan pemusnahan arsip," jelas Kadis Perpusda Kepahiang, Muktar Yatib, S.Pd.
BACA JUGA:2 Triwulan TA 2024, Pemkab Kepahiang Dapat Alokasi DBH Rp16,3 Miliar
BACA JUGA:Aset Pemkab Kepahiang Bernilai Puluhan Miliar Jadi Idola Pelajar!
Kemudian dengan tingginya volume dokumen, keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik bukan lagi menjadi pilihan, tapi keharusan. Hanya saja, dikatakan Muktar, untuk sistem pengelolaan arsip elektronik dibutuhkan perencanaan yang matang berdasarkan kebutuhan saat ini.
"Kemudian dalam mengelola arsip pula keamanan gudang penyimpangan arsip harus menjadi faktor penting, perlu dilakukan pengecekan secara berkala. Sebenarnya solusi praktis ialah pengelolaan arsip elektronik, namun ini harus direncanakan dengan matang, sehingga belum masuk dalam usulan pembahasan Raperda tahun ini," ujar Muktar.
BACA JUGA:Sinergi Dalam Pembentukan Kampung Moderasi Beragama
BACA JUGA:Mudahkan Perizinan Melalui Jempol Peduli, Ini Kata Wabup Kepahiang!
Muktar menjelaskan, undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyatakan, penyelenggaraan kearsiapan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang handal, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan serta keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset dan meningkatkan kualitas pelayanan publik.
"Peraturan Pemerintah No 34/1979 tentang Penyusutan Arsip ini meliputi tiga pengertian. Yaitu kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan, tersedianya gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen dan organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen," tutupnya.